Belastingaangifte 2023: aftrekposten voor ondernemers

Nog even te gaan en dan kun je aan de slag met de aangifte voor de inkomstenbelasting over 2023: vanaf 1 maart mag je die indienen. Dat is ook relevant voor ondernemers die fiscaal gezien onder box 1 vallen. Welke aftrekposten kun je dan zoal opvoeren?

In een serie artikelen behandelt Business Insider de belangrijkste aftrekposten voor verschillende onderdelen van de belastingaangifte.

We trapten af met de belangrijkste deadlines en handige tips. Daarna gingen we in op aftrekbare zorgkosten en in deel drie kwam de vermogensbelasting in box 3 aan de orde. In het vierde deel bespraken wel de kosten voor kinderopvang, partneralimentatie en giften aan goede doelen. In deel vijf ging het over de kosten rond de auto van de zaak en in deel zes over aftrekbare kosten reiskosten voor werknemers.

In dit deel kijken we naar diverse aftrekposten voor ondernemers. Voor ondernemers vormt de zelfstandigenaftrek een belangrijke aftrekpost. Ook voor investeringen zijn er veel aftrekmogelijkheden.

Zorg er wel voor dat je de regels goed kent, want deze zijn soms vrij ingewikkeld. Zo kunnen de meeste ondernemers de kosten van hun kantoor aan huis niet aftrekken en is bedrijfskleding alleen aftrekbaar als je deze (vrijwel) uitsluitend kunt dragen in je bedrijf, zoals een uniform.

Ook gaan veel ondernemers te mist in met hun bonnetjes voor diners en zakenlunches buiten de deur. Deze kosten zijn wel grotendeels aftrekbaar voor de inkomstenbelasting, maar de btw hierover mag je niet in mindering brengen op je aangiftebiljet voor de omzetbelasting.

Welke kosten mag je als ondernemer zoal aftrekken? Bekijk het overzicht!

Ondernemersaftrek voor de inkomstenbelasting

Wie door de Belastingdienst wordt erkend als ondernemer, komt in aanmerking voor de zogeheten ondernemersaftrek. Je mag dan een bepaald bedrag aftrekken van de winst.

Onder deze aftrekpost vallen diverse deelposten:

• zelfstandigenaftrek
• startersaftrek
• aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk
• meewerkaftrek
• (eenmalig op te voeren) stakingsaftrek.

Zelfstandigenaftrek: voor elke ondernemer

Elke ondernemer die aan bepaalde eisen (zoals het urencriterium) voldoet, mag gebruik maken van de zelfstandigenaftrek. Het kabinet is wel al jarenlang bezig om deze aftrekpost te versoberen, door het bedrag en maximale aftrekpercentage stapsgewijs te verlagen. Hierdoor wordt het netto voordeel voor ondernemers elk jaar kleiner.

Over 2023 bedraagt de zelfstandigenaftrek 5.030 euro. Heb je begin vorig jaar de AOW-leeftijd bereikt, dan is dat de helft.

Val je in de hoogste schijf van de inkomstenbelasting (met een inkomen boven 73.031 euro), dan is het maximale tarief voor de zelfstandigenaftrek beperkt tot 36,93 procent (en dus niet 49,5 procent).

Let wel: de zelfstandigenaftrek mag niet hoger zijn dan de winst (vóór de ondernemersaftrek), behalve als je in aanmerking komt voor de startersaftrek.

… en de startersaftrek: voor startende ondernemers

De startersaftrek is een verhoging van de zelfstandigenaftrek. Startende ondernemers die recht hebben op zelfstandigenaftrek kunnen nog 2.123 euro extra van hun winst aftrekken. Ze mogen hier in de eerste vijf jaar van het bestaan van hun bedrijf maximaal drie keer gebruik van maken.

Wie in aanmerking komt voor de startersaftrek, heeft recht op het volledige bedrag van de zelfstandigenaftrek.

… en de stakingsaftrek: als je stopt met je bedrijf

Ben je gestopt met je bedrijf, omdat het bijvoorbeeld is doorverkocht, dan moet je belasting betalen over de stakingswinst. Dit bedrag mag je verminderen met de zogeheten stakingsaftrek. In 2023 is dat maximaal 3.630 euro.

Je mag maar één keer in je leven van dit voordeel gebruik maken. Maar heb je al eens eerder je bedrijf verkocht en niet het volledige bedrag benut, dan mag je het restant alsnog aftrekken.

… en de meewerkaftrek: als je partner onbetaald meehelpt

Werkt je fiscaal partner minimaal 525 uur per jaar zonder vergoeding mee in jouw bedrijf of krijgt hij/zij hiervoor slechts een kleine vergoeding (maximaal 5.000 euro per jaar)? Dan mag je gebruik maken van de meewerkaftrek. De hoogte hiervan hangt af van het aantal meegewerkte uren. Je mag maximaal 4 procent van de winst aftrekken.

De vergoeding die je eventueel aan je partner uitkeert, is voor jou helaas niet aftrekbaar.

Let wel op het urencriterium

Voor sommige aftrekposten (zoals de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en Oudedagsreserve) geldt als eis dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet hebben besteed. Dit heet het urencriterium. Ook moet je meer tijd aan je eigen onderneming hebben besteed dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld voor een baas. Voldoe je hier niet aan, dan heb je pech.

Die 1.225 uur geldt voor iedereen, ook als je pas in de loop van 2023 voor jezelf bent begonnen. Wel mag je de tijd die je al aan in je bedrijf had gestoken voordat je je aanmeldde als ondernemer meetellen. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van een bedrijfsplan, inwinnen van fiscaal advies en de bouw van een website.

Voor het urencriterium mag je alle tijd die je aan je bedrijf hebt besteed meetellen. Dus ook de uren die je hebt besteed aan factureren, ritjes naar de klant en het ordenen van je administratie.

MKB-winstvrijstelling: voor alle kleine ondernemers

Een andere mooie aftrekpost is de MKB-winstvrijstelling, bedoeld voor alle kleine ondernemers. Deze zorgt ervoor dat je belastbare winst lager uitpakt, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Draai je verlies, dan pakt deze regeling echter nadelig uit, omdat je fiscale verlies erdoor wordt verkleind.

De MKB-winstvrijstelling bedraagt 13,31 procent van de winst (na aftrek van de ondernemersaftrek) in 2023. Net als bij de zelfstandigenaftrek is ook hier het maximale tarief voor aftrek beperkt tot 36,93 procent.

Investeringen als aftrekpost

Een andere mogelijk interessante aftrekpost is de investeringsaftrek: een bedrag dat je mag aftrekken van de winst als je hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen. Er zijn drie smaken:

• kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)
• energie-investeringsaftrek (EIA)
• de milieu-investeringsaftrek (MIA)

… zoals de KIA: voor investeringen boven €450

De KIA is van dit trio het bekendst. Deze aftrek is bedoeld voor ondernemers die vorig jaar in totaal tussen de 2.601 en 353.973 euro hebben geïnvesteerd. De hoogte van deze aftrek hangt af van het geïnvesteerde bedrag en bedraagt maximaal 28 procent (voor investeringen tussen 2.601 euro en 63.716 euro).

Let wel op: bedrijfsmiddelen die goedkoper zijn dan 450 euro komen hier niet voor in aanmerking. Een boormachine van 140 euro mag je dus niet meenemen in de berekening, maar een professionele naaimachine van 850 euro wel.

Een ander aandachtspunt: kun je de btw die je voor de goederen betaalt terugkrijgen (omdat je deze aftrekt als voorbelasting), dan moet je voor de investeringsaftrek uitgaan van de prijs exclusief btw. Dat is logisch, want anders zou je de btw twee keer kunnen aftrekken.

Maar is de btw niet aftrekbaar, omdat jouw omzet niet is belast met btw, dan mag je wél het bedrag inclusief btw nemen.

Daarnaast gelden er nog andere beperkingen. Zo vallen bedrijfsmiddelen die bestemd zijn voor verhuur erbuiten. Ook met investeringen waarbij je een verplichting aangaat bij een familielid of huisgenoot heb je pech. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van een machine van je broer.

… en de EIA: voor investeringen in energiebesparing

De energie-investeringsaftrek (EIA) is bedoeld om investeringen in energiebesparende bedrijfsmiddelen of duurzame energie te stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van HR-glas, een LED-verlichtingssysteem, een warmtepomp of een energiezuinige koel/vriesinstallatie.

Naast de afschrijving mag je van deze investeringen een extra bedrag aftrekken van de winst. Over 2023 is dat 45,5 procent van de investering.

Ook hiervoor geldt dat niet alle bedrijfsmiddelen voor aftrek in aanmerking komen. Tweedehands goederen bijvoorbeeld zijn van de regeling uitgesloten. Bovendien met je minimaal 2.601 euro aan energie-investeringen hebben gedaan.

Verder moet het bedrijfsmiddel op de energielijst van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) staan. Deze vind je op deze webpagina.

Het is niet dubbel prijs: je mag niet voor hetzelfde bedrijfsmiddel zowel aanspraak mag maken op een energie-investeringsaftrek als de milieu-investeringsaftrek.

… en de MIA en VAMIL: voor investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen

De Milieu-investeringsaftrek (MIA) en de Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL) richten zich op investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen. Welke dat zijn, kun je teruglezen op deze pagina.

Met de MIA kun je 27 procent, 36 procent of 45 procent van het investeringsbedrag op je fiscale winst in mindering brengen. Hoeveel dat precies is, hangt af van de milieueffecten en de gangbaarheid van het bedrijfsmiddel dat je hebt aangeschaft.

Met de VAMIL mag je een investering op een willekeurig moment afschrijven. Door sneller af te schrijven, kun je de fiscale winst verminderen, waardoor je in dat jaar dus minder belasting hoeft betalen. Dit percentage is beperkt tot 75 procent. Vaak worden beide regelingen gecombineerd.

Ook bij de MIA geldt dat een bedrijfsmiddel minimaal 2.500 euro moet hebben gekost om in aanmerking te komen voor deze aftrek.

In 2023 een bedrijf gestart? Deze kosten mag je aftrekken

Ben je afgelopen jaar een bedrijf begonnen, dan mag je alle kosten aftrekken die je hebt gemaakt vooruitlopend op de start van je onderneming. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een marktverkenning en advies.

Goederen die je al langer geleden hebt aangeschaft en voor je bedrijf gebruikt, zijn daarentegen níet aftrekbaar. Je mag deze spullen echter wel bij de start van je bedrijf inbrengen tegen de dagwaarde. Ze maken dan deel uit van het ondernemingsvermogen.

Als je bijvoorbeeld twee jaar eerder een computer hebt gekocht, die inmiddels ongeveer een vijfde van de waarde is verloren, mag je deze inbrengen voor 80 procent van de prijs die jij er destijds voor hebt betaald.

Fiscale oudedagsreserve (FOR): laatste jaar dat je hiervan gebruik kon maken

Als ondernemer mocht je tot voor kort elk jaar een deel van de winst reserveren voor je oudedagsvoorziening. In 2022 ging het om 9,44 procent, met een maximum van 9.632 euro.

Vanaf 1 januari 2023 is het niet meer mogelijk om een nieuwe oudedagsreserve op te bouwen. Maar voor ondernemers met een gebroken boekjaar dat startte vóór 2023 en eindigt in 2023, is er een uitzondering: zij mogen over de periode in 2023 nog bedragen aan de FOR toevoegen. Voor bestaande FOR-saldi blijven de regels voor afwikkeling onveranderd.

Lees ook: De oudedagsreserve voor ondernemers wordt afgeschaft: 10 vragen over wat dit betekent – en hoe je slim pensioen kunt opbouwen

Uitstel van belasting wegens pensioenopbouw, maar géén afstel!

Heb jij de afgelopen jaren gebruik gemaakt van de oudedagsreserve, dan is het verstandig om hiervoor een bedrag opzij te zetten. Als je met pensioen gaat of je stopt met je bedrijf, moet je namelijk alsnog afrekenen met de fiscus. Heb je dat geld niet, dan kan dat jou in problemen brengen.

Kantoor aan huis: alleen een aftrekpost als je voldoet aan strenge regels

Een werkruimte aan huis kan een aantrekkelijke aftrekpost zijn. Maar de meeste ondernemers komen hier helaas niet voor in aanmerking. Voorwaarde om je kantoor of praktijk als aftrekpost te mogen opvoeren is namelijk dat deze een zelfstandig deel van de woning vormt. Dat is bij de meeste ondernemers niet het geval.

Hiermee wordt onder andere bedoeld dat de werkruimte moet beschikken over een eigen ingang en eigen voorzieningen, zoals sanitair. Ook moet je in je kantoor een belangrijk deel (90 procent) van je inkomen verdienen en dat kantoor ook voor het leeuwendeel zakelijk gebruiken.

In dat geval behoort je werkruimte in box 1 tot winst uit onderneming en niet meer tot de eigen woning. Heb je een hypotheek op het gebouw, dan moet je het gedeelte dat betrekking heeft op de werkruimte onderbrengen als schuld op de balans.

Of jouw werkruimte zich leent als aftrekpost, hangt van veel factoren af. Met deze tool op de website van de Belastingdienst kun je zien in hoeverre je de kosten van je werkruimte mag aftrekken.

Auto van de zaak

Op de regels omtrent de auto van de zaak zijn we uitgebreid ingegaan in dit recente artikel in deze serie over fiscale aftrekposten voor 2023.

Overige zakelijke kosten

Andere kosten mag je aftrekken voor zover deze voor zakelijk gebruik zijn. Denk bijvoorbeeld briefpapier met het logo van je bedrijf erop, verzekeringspremies, reiskosten en de aankoopbon voor een printer. Dit zijn kosten die nodig zijn om je bedrijf te runnen.

Als je de betaalde btw over zakelijke uitgaven mag aftrekken als voorbelasting in je aangifte voor de omzetbelasting, dan moet je voor de inkomstenbelasting de zakelijke kosten exclusief btw aftrekken. Anders zou je de btw dubbel kunnen aftrekken en dat is niet de bedoeling.

Maar mag je geen btw aftrekken, omdat bijvoorbeeld jouw omzet is vrijgesteld van btw of omdat het gaat om een diner in een restaurant (waarover verderop meer), dan mag je de kosten inclusief btw aftrekken.

… zoals werkkleding en vakliteratuur

Werkkleding mag je ook aftrekken, maar hiervoor gelden wel strenge eisen. Het mag namelijk alleen gaan om kleding die zich uitsluitend voor je bedrijf leent, zoals een uniform of een overall. Kun je de kleding ook buiten je werk dragen, dan moet er een groot bedrijfslogo (minimaal 70 cm2) opstaan. De nota voor een maatpak is dus niet aftrekbaar, tenzij er een enorm bedrijfslogo op staat.

Ook de kosten voor persoonlijke verzorging, zoals een bezoek aan de kapper, zijn niet aftrekbaar.

Voor tijdschriften geldt dezelfde systematiek als voor bedrijfskleding: een abonnement op een vakblad mag je wel aftrekken, maar de factuur voor een abonnement op Quest niet.

Boetes zijn helaas niet aftrekbaar.

Belkosten: zakelijke gesprekken aftrekbaar

Een privé-telefoonabonnement is niet aftrekbaar, maar de zakelijke gesprekken die je via dat abonnement voert wel. Een zakelijk telefoonabonnement is wel aftrekbaar, maar bel je ook privé met je zakelijke telefoon, dan mag je deze gesprekskosten niet aftrekken.

Heb je een smartphone met abonnement die je zowel zakelijk als privé gebruikt, dan mag je de abonnementskosten naar rato aftrekken. Gebruik je de telefoon bijvoorbeeld voor de helft zakelijk, dan mag je dus 50 procent van de abonnementskosten in mindering brengen op de winst.

Afschrijven of kosten in één keer aftrekken?

Of je de aankoopkosten in één keer mag aftrekken of moet uitsmeren over meerdere jaren, hangt af van het soort aankoop en het bedrag. Ben je minder dan 450 euro kwijt of hebben de kosten betrekking op slechts één jaar, dan moet je deze in één jaar aftrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij de aanschaf van pennen, vakliteratuur of onderhoudskosten van je auto.

Bij duurdere aankopen die bovendien langer dan één jaar worden gebruikt, zoals de aanschaf van een auto of een bureau, moet je de kosten gespreid aftrekken over meerdere jaren. Trek hier wel de restwaarde van af.

Stel je hebt vorig jaar een 3D-printer van 3.000 euro gekocht, die vijf jaar mee gaat en de restwaarde is hierna 500 euro. Je mag dan 500 euro per jaar aftrekken: (3.000 euro – 500 euro) : 5 = 500 euro per jaar.

Heb je de printer slechts een deel van het jaar gebruikt, dan moet je naar rato afschrijven. Kwam de printer bijvoorbeeld op 1 juli in jouw bezit, dan schrijf je de helft af: 6/12 x 500 euro is 250 euro.

Diners, zakenlunches, relatiegeschenken, congresbezoek en studiereizen

Voor de kosten voor relatiegeschenken, zakenlunches en -diners (inclusief fooien), een bezoek aan een congres of seminar of studiereizen geldt voor de inkomstenbelasting een hoge drempel van maar liefst 5.100 euro in 2023. Alleen de kosten daarboven zijn volledig aftrekbaar.

Zit je onder deze drempel, dan mag je een deel van de kosten aftrekken:

• 80 procent van de kosten (als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting) of
• 73,5 procent (voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting).

Dat je niet het volledige bedrag mag aftrekken komt omdat je zelf ook privé voordeel hebt van een zakenlunch.
Voor alle zakelijke kosten die je wil aftrekken is het uiteraard van belang dat je de bonnetjes goed bewaart.

Aftrek van btw: hiervoor gelden soms andere regels

Hierboven is uitgelegd welke kosten je mag aftrekken voor de inkomstenbelasting. Ben je als ondernemer btw-plichtig, dan mag je de betaalde btw aftrekken als voorbelasting in je aangifte voor de omzetbelasting.

Hiervoor gelden soms andere regels. Zo is de btw over een zakenlunch in een restaurant, een kop koffie in een café of een buffet voor het personeel in een afgehuurde ruimte niet aftrekbaar als voorbelasting.

Meer informatie over de aftrek van zakelijke kosten in je aangifte voor de omzetbelasting en veel voorkomende fouten in de aangifte vind je in dit artikel.

Lees meer over aftrekposten voor je belastingaangifte 2023:

• Belastingaangifte 2023: zo kun je giften en alimentatie als aftrekpost gebruiken
• Belastingaangifte 2023: aftrekposten in box 3 voor spaargeld en beleggingen
• Belastingaangifte 2023: aftrekposten en bijtelling voor de auto van de zaak